Validação, o que é e como fazer

Em nosso post anterior, 5 passos para definir indicadores, abordamos os aspectos práticos que devem ser observados na definição de indicadores e seus atributos. Esse é um tema que oferece muitas oportunidades de discussão, principalmente para quem está começando, quando as dúvidas são muitas. Mas lembre-se, feito é melhor que perfeito! Então vamos lá, mão na massa!

Uma vez definido e implementado os indicadores, um processo de comparação inicia-se e você vai avaliar seus resultados sempre em comparação com resultados anteriores e também frente as ações implementadas por você e sua equipe para o alcance das metas estabelecidas. 

Nesse movimento você irá observar se sua meta foi bem definida, se a metodologia que você utilizou foi a mais adequada dentre outros detalhes. Essa reflexão poderá trazer importantes contribuições e melhorias.

Mas como você garante a confiabilidade das informações geradas? Que a coleta de dados foi feita conforme estabelecido? Como você vai demonstrar que sua equipe está atenta a isso, garantindo assim a confiabilidade dos dados?  Qual evidência objetiva será apresentada frente a um questionamento?

Sim, a cada nova fase muitas são as perguntas que pipocam e na busca por respostas vamos melhorando o que esta feito.

Para responder as perguntas acima é recomendada uma validação dos dados, que consiste em uma nova coleta de dados, seguindo rigorosamente a descrição contida na ficha do indicador e realizada por outra pessoa não envolvida no processo. Essa ação pode demonstrar o que de fato ocorreu e deve ser registrada. Caso verifique uma inconsistência nos valores, busque uma explicação para o fato; houve erro de fórmulas, na consolidação dos dados, falhas de registros, etc. Se tudo estiver conforme planejado, melhor, pois o seu índice de confiabilidade será positivo. Esse processo, devidamente registrado, é uma validação ; )

A Anvisa também apresenta uma definição de validação:

“ato documentado que atesta que qualquer procedimento, processo, equipamento, material, atividade ou sistema realmente e consistentemente leva aos resultados esperados”

Como mencionado acima a validação é bem ampla e não se restringe a indicadores, se aplica também a processos, projetos e sistemas.

Retornando ao assunto, a partir do diagnóstico e análise elaborada na validação estará demonstrada a confiabilidade do resultado apresentado.

Por que é recomendado que outra pessoa, não envolvida no processo, realize a validação? As vezes estamos tão acostumados com uma atividade que a realizamos quase que mecanicamente. Outro olhar poderá estar mais atento aos detalhes que passaram, assim como poderá ter ideias para melhorias no processo.

No tema validação de indicadores, uma alteração inexplicável no resultado é um bom motivo para iniciar uma validação. Mudanças na fonte de dados (a coleta era manual e passou a ser informatizada, por exemplo), troca da pessoa responsável pela coleta de dados, publicação dos dados internamente ou na internet  e mudanças no escopo do indicador, são outros motivos recomendados.

Mas por onde começar se praticamente não encontramos referências sobre esse tema? Você pode colocar toda sua criatividade em ação, criar um grupo de discussão para desenvolver o tema ou pode ver experiências de outras instituições, fazendo um benchmarking.

Se você optar por estabelecer seu processo, crie um formulário para o registro da validação com campos específicos para contemplar cada uma das situações previstas e também para ações desencadeadas após a validação. Essas ações podem ser desde a correção da medição registrada inicialmente, melhorias na ficha do indicador (descrição de como será realizada a coleta de dados ou atualização da fonte de dados), entre outras. Registre o valor inicial e depois compare com o valor obtido na validação. Isso vai te dar um percentual de conformidade.

Cada realidade é única e o processo deve retratar a sua realidade. Lembre-se, um processo também passa por revisões e elas podem ser iniciadas a qualquer momento, sendo sempre bem-vindas.

Registre sistematicamente cada validação realizada e não esqueça de verificar se houve alteração nos resultados, pois este dado pode ser revelador com o tempo. Depois de um período você verá quais são os motivos mais frequentes e poderá propor novas ações.

Para finalizar destacamos:

  • com o objetivo de garantir a confiabilidade de seu indicador estabeleça um processo de validação
  • registre suas ações, valores iniciais e o caminho trilhado para a análise
  • defina as situações em que será necessária uma validação e aprimore seu processo

Quando começar não deixe de comentar aqui qual o caminho trilhado por vocês ; )

Saiba mais em:

Ministério da Saúde. RDC N 17 que dispõe sobre  as boas práticas de fabricação de medicamentos. Disponível em: https://bit.ly/2k11Oct

5 passos para definir indicadores

Assim como se estabelece metas é necessário deixar claro como será medida nossa performance frente as metas definidas. Para essa verificação é comum definirmos indicadores.

Indicador é uma medida, em geral quantitativa, dotada de significado, que oferece informações relevantes sobre as atividades e uso dos recursos subsidiando o planejamento e a avaliação. O indicador é quem vai te ajudar a alcançar sua meta.

Você deve estar pensando, mas como definir um indicador?

O primeiro passo é olhar para sua meta, o que você precisa alcançar ou controlar. Nesse campo você tem a fonte de dados e isso é a base para definir seu indicador.

Todo indicador tem uma fórmula escrita. Quer um exemplo bem prático? Pegue sua conta de energia elétrica ou de água, nelas você tem o consumo em kW (quilowatts) ou m3 em determinado período.

Nesse exemplo, a periodicidade da mensuração e quem realiza a coleta de dados está bem claro, assim como o responsável pela análise e proposição de ações, que no caso é você (rsrs). Mas digamos que você quer medir o alcance de uma ação de e-mail marketing.  Sua fonte de dados poderá ser o sistema utilizado para envio dos e-mails e a fórmula seria quantos e-mails foram lidos/sobre o total de e-mails enviados. Nessa etapa é importante olhar para o processo, identificar o que é crítico e impacta o resultado esperado.

Todo indicador deve ter um documento de referência, que pode ter denominações diferentes, tais como ficha de detalhamento do indicador ou simplesmente, ficha técnica, na qual deverá ser especificado todos esses detalhes.

Alguns aspectos que devem ser considerados no estabelecimento de indicadores:

  • Indicadores devem ser relevantes;
  • Ter baixo custo de obtenção dos dados;
  • Exigir pouco tempo na consolidação das informações;
  • Ser de fácil leitura e interpretação dos resultados;
  • Ter metas coerentes com a realidade.

Você consegue correlacionar esses aspectos com sua conta de energia elétrica? Esse é um bom exercício ; )

Na literatura encontramos alguns desses aspectos e eles são tratados como atributos necessários de um bom indicador. Esses 5 aspectos foram elaborados a partir da minha experiência com esse tema e de forma a facilitar a aplicação de seus estudos.

Se você estiver num ambiente organizacional, outro passo deve ser adicionado à lista: é necessário estabelecer como e onde os resultados serão compartilhados para acompanhamento pelos envolvidos no processo. Essa é a etapa da comunicação do desempenho.

Essa etapa é importante, pois funciona como um elemento motivador. Várias são as formas de comunicar e cada instituição adota uma ou mais. É comum ver os resultados em painéis de gestão à vista, nos murais das unidades ou em pautas de reuniões. As vezes utiliza-se mais de uma forma para garantir maior alcance e entendimento sobre os fatores que influenciam os resultados.

Dependendo do estágio de evolução da instituição podemos encontrar um sistema de medição estruturado e documentado, com dimensões para os indicadores e séries históricas longas mostrando o comportamento do indicador ao longo dos anos. Nesses casos ter benchmarking de resultados é uma iniciativa positiva e que pode enriquecer a análise.

Para finalizar vamos sintetizar e destacar os 5 passos:

1o passo: definir o que você precisa alcançar ou controlar

2o passo: estabelecer a periodicidade da mensuração e quem realizará a coleta de dados

3o passo: elaborar o documento de referência

4o passo: analisar se os 5 aspectos citados acima (relevância, custo, tempo, interpretação e coerência) foram considerados

5o passo: análise, plano de ação se necessário e comunicação dos resultados

Agora que você já tem um roteiro para definir seus indicadores que tal começar e compartilhar sua experiência ; )

Leitura recomendada

O tema indicadores é muito amplo e abrange diversas classificações que vamos comentar em outros posts. Um artigo que considero top e recomendo a leitura é Indicadores quantitativos: como obter, avaliar, criticar e aperfeiçoar, disponível em: http://navus.sc.senac.br

Referências

BITTAR, O.J.N.V. Indicadores de quantidade e qualidade em saúde. RAS – vol. 3, Nº 12 – Jul-Set, 2001

Como medir o desempenho das atividades que você realiza?

Você já pensou em como mensurar as atividades importantes do seu dia a dia ou como mostrar quantitativamente os resultados que você entrega?

A quantificação é um recurso rico e poderoso para qualquer área do conhecimento. Podemos dizer que é inerente ao ser humano e contar elementos é a forma mais básica de quantificar. Você já observou que quantificar está presente em nosso cotidiano?

A contagem de itens ou ocorrências é uma forma de quantificação objetiva e empregada em várias áreas do conhecimento. O vendedor precisa quantificar os itens vendidos de cada produto para identificar qual é o líder de vendas, as concessionárias de energia e água medem o consumo para efetuar a cobrança, o profissional de enfermagem precisa medir a temperatura do paciente, bem como outros sinais para obter informações importantes sobre as funções básicas do corpo. Todas essas ações subsidiam a tomada de decisões.

Em nosso dia a dia também utilizamos esse referencial, quando verificamos o nível de bateria do celular ou o combustível do automóvel, mas ao correlacionar esses valores com o percentual de carga da bateria disponível ou a distância a ser percorrida com o automóvel, estamos estabelecendo uma relação. Essa é a base para um indicador, já ouviu falar?

No ambiente de trabalho não é diferente. Pode ser uma fórmula simples, do tipo planejado x realizado, até fórmulas mais elaboradas que envolvem a classificação dos materiais envolvidos e o rendimento dos produtos.

Os indicadores oferecem informações relevantes sobre as atividades e uso dos recursos subsidiando o planejamento e a avaliação dos serviços utilizados. O monitoramento constante favorece a tomada de decisões e a busca de soluções alternativas.

Na área hospitalar o ministério da saúde padronizou a nomenclatura e as medidas básicas em 2002. Dentre os indicadores clássicos podemos citar: média de permanência, taxa de ocupação, intervalo de substituição, índice de giro e mortalidade. Todos estão relacionados a boas práticas e gestão de serviços de saúde. Vale lembrar que os hotéis também utilizam taxas de ocupação na gestão do serviço.

O monitoramento constante de indicadores para o alcance dos resultados almejados é uma atividade imprescindível, assim como a definição das metas e da abordagem estratégica para alcançar os resultados.

Fatores importantes

Outros fatores importantes para o alcance de resultados e que possuem relação direta com o desempenho observado são:

– liderança
– estrutura (definição de competências e níveis de responsabilidade)
– processos bem definidos
– projetos em algumas situações
– pessoas comprometidas e
– comunicação

A comunicação

A comunicação adequada pode ser um diferencial, funcionando como um elemento motivador para os envolvidos no processo. Várias são as formas de comunicar e cada instituição adota uma ou mais. É comum ver os resultados em painéis de gestão à vista, nos murais ou em pauta de reuniões. A utilização de mais de uma forma, pode garantir maior alcance e melhor entendimento sobre os fatores que influenciam os resultados.

Os itens de destaque

Para concluir vamos repassar os itens de destaque: abordamos neste post a quantificação em nosso cotidiano, em algumas áreas profissionais para exemplificar e a relação de uma medida com uma variável do processo, que pode ser tempo ou distância ou outra. Você percebeu que isso transforma a simples quantificação num indicador? Sim, um valor que dá um referencial para a tomada de decisão.

Utilizamos como exemplo de indicadores definidos e padronizados da área hospitalar e listamos os fatores que influenciam o alcance dos resultados.

Quando você planeja suas ações, estabelece que vai medir de forma organizada e sistemática você tem uma medida do seu desempenho.

E você, o que pensa sobre esse tema? Deixe seu comentário ; )