Validação, o que é e como fazer

Em nosso post anterior, 5 passos para definir indicadores, abordamos os aspectos práticos que devem ser observados na definição de indicadores e seus atributos. Esse é um tema que oferece muitas oportunidades de discussão, principalmente para quem está começando, quando as dúvidas são muitas. Mas lembre-se, feito é melhor que perfeito! Então vamos lá, mão na massa!

Uma vez definido e implementado os indicadores, um processo de comparação inicia-se e você vai avaliar seus resultados sempre em comparação com resultados anteriores e também frente as ações implementadas por você e sua equipe para o alcance das metas estabelecidas. 

Nesse movimento você irá observar se sua meta foi bem definida, se a metodologia que você utilizou foi a mais adequada dentre outros detalhes. Essa reflexão poderá trazer importantes contribuições e melhorias.

Mas como você garante a confiabilidade das informações geradas? Que a coleta de dados foi feita conforme estabelecido? Como você vai demonstrar que sua equipe está atenta a isso, garantindo assim a confiabilidade dos dados?  Qual evidência objetiva será apresentada frente a um questionamento?

Sim, a cada nova fase muitas são as perguntas que pipocam e na busca por respostas vamos melhorando o que esta feito.

Para responder as perguntas acima é recomendada uma validação dos dados, que consiste em uma nova coleta de dados, seguindo rigorosamente a descrição contida na ficha do indicador e realizada por outra pessoa não envolvida no processo. Essa ação pode demonstrar o que de fato ocorreu e deve ser registrada. Caso verifique uma inconsistência nos valores, busque uma explicação para o fato; houve erro de fórmulas, na consolidação dos dados, falhas de registros, etc. Se tudo estiver conforme planejado, melhor, pois o seu índice de confiabilidade será positivo. Esse processo, devidamente registrado, é uma validação ; )

A Anvisa também apresenta uma definição de validação:

“ato documentado que atesta que qualquer procedimento, processo, equipamento, material, atividade ou sistema realmente e consistentemente leva aos resultados esperados”

Como mencionado acima a validação é bem ampla e não se restringe a indicadores, se aplica também a processos, projetos e sistemas.

Retornando ao assunto, a partir do diagnóstico e análise elaborada na validação estará demonstrada a confiabilidade do resultado apresentado.

Por que é recomendado que outra pessoa, não envolvida no processo, realize a validação? As vezes estamos tão acostumados com uma atividade que a realizamos quase que mecanicamente. Outro olhar poderá estar mais atento aos detalhes que passaram, assim como poderá ter ideias para melhorias no processo.

No tema validação de indicadores, uma alteração inexplicável no resultado é um bom motivo para iniciar uma validação. Mudanças na fonte de dados (a coleta era manual e passou a ser informatizada, por exemplo), troca da pessoa responsável pela coleta de dados, publicação dos dados internamente ou na internet  e mudanças no escopo do indicador, são outros motivos recomendados.

Mas por onde começar se praticamente não encontramos referências sobre esse tema? Você pode colocar toda sua criatividade em ação, criar um grupo de discussão para desenvolver o tema ou pode ver experiências de outras instituições, fazendo um benchmarking.

Se você optar por estabelecer seu processo, crie um formulário para o registro da validação com campos específicos para contemplar cada uma das situações previstas e também para ações desencadeadas após a validação. Essas ações podem ser desde a correção da medição registrada inicialmente, melhorias na ficha do indicador (descrição de como será realizada a coleta de dados ou atualização da fonte de dados), entre outras. Registre o valor inicial e depois compare com o valor obtido na validação. Isso vai te dar um percentual de conformidade.

Cada realidade é única e o processo deve retratar a sua realidade. Lembre-se, um processo também passa por revisões e elas podem ser iniciadas a qualquer momento, sendo sempre bem-vindas.

Registre sistematicamente cada validação realizada e não esqueça de verificar se houve alteração nos resultados, pois este dado pode ser revelador com o tempo. Depois de um período você verá quais são os motivos mais frequentes e poderá propor novas ações.

Para finalizar destacamos:

  • com o objetivo de garantir a confiabilidade de seu indicador estabeleça um processo de validação
  • registre suas ações, valores iniciais e o caminho trilhado para a análise
  • defina as situações em que será necessária uma validação e aprimore seu processo

Quando começar não deixe de comentar aqui qual o caminho trilhado por vocês ; )

Saiba mais em:

Ministério da Saúde. RDC N 17 que dispõe sobre  as boas práticas de fabricação de medicamentos. Disponível em: https://bit.ly/2k11Oct

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