5 passos para definir indicadores

Assim como se estabelece metas é necessário deixar claro como será medida nossa performance frente as metas definidas. Para essa verificação é comum definirmos indicadores.

Indicador é uma medida, em geral quantitativa, dotada de significado, que oferece informações relevantes sobre as atividades e uso dos recursos subsidiando o planejamento e a avaliação. O indicador é quem vai te ajudar a alcançar sua meta.

Você deve estar pensando, mas como definir um indicador?

O primeiro passo é olhar para sua meta, o que você precisa alcançar ou controlar. Nesse campo você tem a fonte de dados e isso é a base para definir seu indicador.

Todo indicador tem uma fórmula escrita. Quer um exemplo bem prático? Pegue sua conta de energia elétrica ou de água, nelas você tem o consumo em kW (quilowatts) ou m3 em determinado período.

Nesse exemplo, a periodicidade da mensuração e quem realiza a coleta de dados está bem claro, assim como o responsável pela análise e proposição de ações, que no caso é você (rsrs). Mas digamos que você quer medir o alcance de uma ação de e-mail marketing.  Sua fonte de dados poderá ser o sistema utilizado para envio dos e-mails e a fórmula seria quantos e-mails foram lidos/sobre o total de e-mails enviados. Nessa etapa é importante olhar para o processo, identificar o que é crítico e impacta o resultado esperado.

Todo indicador deve ter um documento de referência, que pode ter denominações diferentes, tais como ficha de detalhamento do indicador ou simplesmente, ficha técnica, na qual deverá ser especificado todos esses detalhes.

Alguns aspectos que devem ser considerados no estabelecimento de indicadores:

  • Indicadores devem ser relevantes;
  • Ter baixo custo de obtenção dos dados;
  • Exigir pouco tempo na consolidação das informações;
  • Ser de fácil leitura e interpretação dos resultados;
  • Ter metas coerentes com a realidade.

Você consegue correlacionar esses aspectos com sua conta de energia elétrica? Esse é um bom exercício ; )

Na literatura encontramos alguns desses aspectos e eles são tratados como atributos necessários de um bom indicador. Esses 5 aspectos foram elaborados a partir da minha experiência com esse tema e de forma a facilitar a aplicação de seus estudos.

Se você estiver num ambiente organizacional, outro passo deve ser adicionado à lista: é necessário estabelecer como e onde os resultados serão compartilhados para acompanhamento pelos envolvidos no processo. Essa é a etapa da comunicação do desempenho.

Essa etapa é importante, pois funciona como um elemento motivador. Várias são as formas de comunicar e cada instituição adota uma ou mais. É comum ver os resultados em painéis de gestão à vista, nos murais das unidades ou em pautas de reuniões. As vezes utiliza-se mais de uma forma para garantir maior alcance e entendimento sobre os fatores que influenciam os resultados.

Dependendo do estágio de evolução da instituição podemos encontrar um sistema de medição estruturado e documentado, com dimensões para os indicadores e séries históricas longas mostrando o comportamento do indicador ao longo dos anos. Nesses casos ter benchmarking de resultados é uma iniciativa positiva e que pode enriquecer a análise.

Para finalizar vamos sintetizar e destacar os 5 passos:

1o passo: definir o que você precisa alcançar ou controlar

2o passo: estabelecer a periodicidade da mensuração e quem realizará a coleta de dados

3o passo: elaborar o documento de referência

4o passo: analisar se os 5 aspectos citados acima (relevância, custo, tempo, interpretação e coerência) foram considerados

5o passo: análise, plano de ação se necessário e comunicação dos resultados

Agora que você já tem um roteiro para definir seus indicadores que tal começar e compartilhar sua experiência ; )

Leitura recomendada

O tema indicadores é muito amplo e abrange diversas classificações que vamos comentar em outros posts. Um artigo que considero top e recomendo a leitura é Indicadores quantitativos: como obter, avaliar, criticar e aperfeiçoar, disponível em: http://navus.sc.senac.br

Referências

BITTAR, O.J.N.V. Indicadores de quantidade e qualidade em saúde. RAS – vol. 3, Nº 12 – Jul-Set, 2001

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